多くの職場で使われているエクセル（Excel）について、
- 関数を使って業務を効率化させたいけど何からすれば良いのか分からない
- 早く家に帰りたいのに事務作業が残っている
- 細かな業務がめんどくさい
このように思っている方に向けてIF関数の使い方をご紹介します。
今回ご紹介する内容は、私が働いている職場の60歳代の方に対面ではありましたが教えた内容です。
実際にその方にIF関数を使えるようになった内容でもあります。
エクセルのIF関数を覚えることで、定型的な業務を効率化してみるのはいかがでしょうか。
エクセルで業務を効率化させたい方にオススメの関数それがIF関数です
この記事では、IF関数の使い方をわかりやすくご紹介しております。
また、最後には周囲から一目置かれるレベルになれるエクセルの脱初心者の内容についても触れておりますので、最後までご覧いただければと思います。
【IF関数とは】頭の中で「もしも～」を考える関数
IF関数とは、IFという名前が示す通り「もしも〇〇なら」といった条件を考える関数です。
そして、頭の中で「もしも～」と考えるようになれればIF関数を活用しやすくなります。
少し具体的に説明をすると「もしもAならBそうじゃなければC」といったようなイメージです。
それでは、IF関数についてご紹介いたします。
【数式バーIF関数】＝IF（論理式,値が真の場合,値が偽の場合）
IF関数を使うためには、数式バーに関数を書く必要があります。
そして数式バーに入力する内容がこちらです。
＝IF（論理式,値が真の場合,値が偽の場合）
うわぁ もう何を言っているわからないよ…
数式バーに書く内容を見てすぐに把握できる方は、既にIF関数を使える方ですのでご安心ください。
これからわかりやすく説明をいたします。
IF関数を理解するためにはある程度具体的な条件があったほうが良いので、以下のようにIF関数を組むための条件を設定します。
- エクセルのB列の内容が「〇」なら同じ行のC列に「合格」と表示する。
- エクセルのB列に入力された内容が「〇」ではなければ同じ行のC列に「不合格」と表示する。
この条件をIF関数で組むと以下のようになります。
※D列に書いている内容は参考としてC列の計算式を表示しているものです。
C２のセルを確認すると計算式は以下のようになります。
『=IF(B2=”〇”,”合格”,”不合格”)』
この『=IF(B2=”〇”,”合格”,”不合格”)』の計算式が意味することは以下のとおりです。
【=IF(B2=”〇”,”合格”,”不合格”)】計算式の説明
- もしもB２のセルが「〇」なら「合格」と表示する。
- そうではなければ「不合格」と表示する。
この説明を受けても難しいよ
ここの説明だけで計算式が意味することを把握するのは難しいと思います。
そこで、IF関数の計算式を５つに分けて説明していきたいと思います。
- 「=」とは：計算式を入力するためのルール
- 「IF()」とは：「IF関数を使用する」という意味
- 「論理式」の説明について
- 「値が真の場合」の説明について
- 値が偽の場合について
それでは1つずつ説明をしていきます。
【IF関数の説明①】「＝」とは計算式を入力するためのルール
=IF(B2=”〇”,”合格”,”不合格”)
「＝」イコールは、計算式を入力する際のルールだと思ってください。
IF関数などの計算式は「＝（イコール）」を入力することがルール
エクセルでは、関数を数式バーに入力するために「＝（イコール）」が必要と思ってください。
計算式を入力するために「＝（イコール）」が必要なんだね
【IF関数の説明②】「IF()」とは「IF関数を使用する」という意味
- ＝IF(B2=”〇”,”合格”,”不合格”)
- 【IF関数】IF（論理式,値が真の場合,値が偽の場合）
赤字のIF（）はこれからIF関数を使いますという意味です。
この「IF（）」の「（）」内の内容があなたのオリジナルな関数の内容ということです。
IF（）はルールなので、重要なのは「（）」内に入力する内容です
【IF関数の説明③】論理式の説明について
- ＝IF(B2=”〇”,“合格”,”不合格”）
- 【IF関数】IF（論理式,値が真の場合,値が偽の場合）
IF関数では、まず論理式を書く必要があります。
論理式とはIF関数の「もしも〇〇なら」の「〇〇なら」にあたる部分です。
先ほどの内容でいうと「もしもB2のセルが〇なら」の「B2のセルが〇なら」の部分です。
つまり、「B2のセルが〇なら」という内容は「B2=”〇”,」と数式バーに書くのです。
少しわかってきたよ！「B2＝〇,」で書くんだね！
間違いやすいのですが、「B2＝〇,」は一見「B2のセルが〇なら」と思えますが「””」の記号を忘れてはいけないです
「B2=”〇”,」この〇の左右にある「””（ダブルコーテーション）」がとても重要なんです。
これを理解するためには、特定の意味を持った記号を知る必要があります。
実は「””」は、文字や記号を表示するために必要な記号なんです。
文字や記号を使う場合に「””」で挟む必要がある
「ABC」「あいう」「〇×」といった文字や記号を使いたい場合に「””」を使う必要があります。
これらの文字や記号に対して「””」を使わないとエラーになります。
後ほど紹介しますが「B2＝”合格”,」のように文字を使うこともできます。
数字なら「””」で挟む必要はありません
ちなみに「B2=”〇”,」の「,」カンマはIF関数を区切る際のルールです。
「B2のセルが〇なら」の「なら」と頭で考えるのがオススメです！
【IF関数の説明④】値が真の場合の説明について
- ＝IF(B2=”〇”,“合格”,“不合格”）
- 【IF関数】IF（論理式,値が真の場合,値が偽の場合）
先ほど説明をした論理式「B2のセルが〇なら」という内容ですが、この条件を達成したらどうなるのか？
それがここで紹介する「値が真の場合」です。
「値が真の場合」とはIF関数の論理式が達成された場合の結果が表示されます
そして、具体的な例として挙げている内容では「合格と表示する」ということです。
計算式では「＝IF(B2=”〇”,”合格”」と書きます。
頭の中で考えるなら「もしもB2が〇なら合格」ということです。
【IF関数の説明⑤】値が偽の場合について
- ＝IF(B2=”〇”,”合格”,“不合格”）
- 【IF関数】IF（論理式,値が真の場合,値が偽の場合）
ここまで説明した内容は「B2のセルが〇なら合格」ですが、もしもB2のセルが〇ではない場合はどうなるのか？
それがここで紹介する「値が偽の場合」です。
「値が偽の場合」とはIF関数の論理式が達成されなかった場合の結果が表示されます
そして、具体的な例として挙げている内容では「不合格と表示する」ということです。
これで「もしもB２のセルが「〇」なら「合格」、そうではなければ「不合格」という計算式になります。
まとめ：IF関数は5つに分けて考えよう！
IF関数について説明をしました。
この記事では、IF関数は頭の中で「もしも～」を考えることで計算式を使いやすくできるため、オススメしております。
IF関数は「=IF（論理式,値が真の場合,値が偽の場合）」と数式バーに入力します。
一見難しいように見えるIF関数は5つに分けて考えることで、簡単に内容を理解することができます。
- 「=」とは：計算式を入力するためのルール
- 「IF()」とは：「IF関数を使用する」という意味
- 「論理式」の説明について
- 「値が真の場合」の説明について
- 値が偽の場合について
エクセルの関数と聞くと苦手意識のあった方もいらっしゃると思いますが、関数を使うことが出来れば間違いなく業務効率につながります。
IF関数は非常に汎用性の高い関数です。
業務の効率化を考えた時に身近な業務を簡単に効率化できる関数でもありますので、ぜひ活用いただければと思います。
また、エクセル脱初心者の方法を紹介している記事もあるので興味がある方はご覧ください。
IF関数ともう一つの関数を覚えるだけで、周りの人からエクセル出来る人認定され、エクセル脱初心者のための内容をご紹介しております。
ここまで、ご覧いただいた方はエクセル脱初心者に向けて半分はクリアです。
もう1つの関数を学ぶことで、普段の業務で面倒だった作業がボタン一つで解決できるかもしれません。
業務効率のためにもぜひエクセル脱初心者を目指してみてください。
